NAF Organisatie Reglement
met regels & adviezen voor organisatoren van een steprace

Op deze pagina geven we tips, adviezen en regels over hoe een Kickbike-Cup stepwedstrijd te organiseren. (Kickbike Cup = nationale competitie stepwedstrijd, dit is een allround stepcompetitie)

Het wedstrijdorganisatiereglement is ook best handig voor organisaties die geen Kickbike-Cup organiseren maar een promo- of funsteprace, want er staan best veel tips tussen. Een belangrijk eerste advies: betrek veel mensen vanaf het begin bij de organisatie en deligeer zaken! Start op tijd vooraf met de voorbereidingen. (Bij NK's, eurocups en wedstrijden waarbij echt drukke wegdelen gebruikt worden, moet u echt al 12 maanden of eerder van te voren beginnen met voorbereiden).

Lees alles over het organiseren van een stepwedstrijd in het NAF wedstrijd-organisatiereglement >
Organisaties dienen tevens het wedstrijdreglement te kennen. (We werken in de stepsport met een wedstrijd-organisatiereglement en een wedstrijdreglement). In het wedstrijd-organisatiereglement staan ook veel adviezen en dit document is echt een handvest voor organisaties.

NAF wedstrijdcommissie:
Jasper Stringa*
Linge 23, 3904 NA Veenendaal
Tel./SMS 06-52698772
Tel. 0318-565269

Voor vragen over transponder-tijdwaarneming, prepareren startlijsten, nummering/wedstrijdadministratie: Lees eerst het wedstrijd-organisatiereglement > en mocht u daarna nog vragen hebben contact pas dan: NAF-wedstrijdjury via Tel. 06-53869770

Meer dan 120 NAF leden bezitten een eigen AMB-chip. De NAF verhuurt daarnaast 40 chips. Tot uiterlijk 2 weken voor evenementdatum kan de NAF nog meer chips bijhuren. Dus organiseert u een wedstrijd met veel nieuwelingen aan de start, zorg dan dat u dit aantal 2 weken vooraf weet, of reserveer extra chips zodat de NAF deze voor u kan inhuren.

naar top

Een VIP-tent (minimaal 8 m x 4 m) staat doorgaands langs het wedstrijdparcours, zodat aanwezige VIPS de wedstrijd goed kunnen volgen vanuit een bevoorrechte positie. Zorg dus dat vanuit de tent de wedstrijd gevolgd kan worden. Nodig niet alleen sponsoren uit, maar ook mensen uit de lokale or proviniciale overheden, toeleveranciers, of oudkampioenen is het advies.

Zorg dat de tent vol en drukbezocht is, zorg voor een gastvrouw/gast heer. Laat VIPS, gasten per brief helder weten vanaf hoe laat men welkom is in de tent, zodat de tent dus gebruikt wordt en ook vol loopt. Als de tent leeg blijft gaan sponsoren buiten de tent aan het parcours staan en ontstaat er geen meerwaarde voor ze om te netwerken.

Zorg dat mensen een nette VIP-toegangspas of kaart ontvangen op tijd zodat uw organisatie controle kan houden op toegang. Het is immers gebruikelijk om gratis drankjes en hapjes te serveren in de VIP tent. Schakel hiervoor eventueel een sponsor in die in ruil weer zijn/haar bedrijfsnaam bij de cateringsproducten kan plaatsen.

Wees creatief, hoffelijk en zorg dat mensen kunnen netwerken tijdens uw stepevenement. Dat biedt ze een extra meerwaarde om volgend jaar weer uw evenement te sponsoren.

De NAF beschikt over een club van 100. Bij Kickbike Cups dienen ook leden van deze Club van 100 toegang te krijgen tot een eventuele VIP tent bij uw evenement.

naar top

1. Politie bellen (datum avond afspreken waarop verkeersregelaarcursus is) vragen of ze hesjes uitlenen met verkeersregelaaropdruk.
   
   
2. Zaaltje/ruimte reserveren met koffie/thee voor verkeersregelaar-avond. Deze cursus duurt normaliter 1,5 tot 2 uur.
   
   
3. Laat aantal mensen uit uw organisatie de lokale wandel4daagsen en wielerclubs langsmailen met de vraag of ze een bericht uit willen sturen naar hun verkeersregelaars met de vraag die willen helpen van .... tot ..... uur en kunnen op de briefings/verkeerregelaarsavond. U kunt ze bij deze vraag nog een presentje in t verschiet stellen, bijv. een shirt of iets (of twee consumptiebonnen).
   
   
4. Contact uw leden zodat ze tijdig vragen aan hun achterban (familie vrienden, buren) of er mensen zijn die willen helpen tijdens de wedstrijd.
   
   
5. Zorg voor een heldere briefing vooraf aan de wedstrijd voor de helpers.
   (geef de helpers ruim de tijd om naar de juiste lokatie te verplaatsen).
   
   
6. Débrief de helpers na afloop van het evenement en geef ze de gelegenheid hun hart te luchten. De functie verkeersregelaar is niet altijd makkelijker. Deze mensen kunnen heel wat "over zich heen krijgen" van verkeersdeelnemers die geirriteerd raken. Geef de helpers de kans om hun hart te luchten.

Goodwill kweken - Er zijn sportevenementen die hun verkeersregelaars gadgets laten uitdelen en een klein briefje er aan waarin de automobilisten en overige verkeersdeelnemers bedankt worden voor hun geduld of sympathie tijdens de verhindering/wachtpauze die het sport-event veroorzaakt. Mocht u hier voor kiezen, zorg wel dat dit veilig gebeurt. Het uitdelen van gadgets of briefjes mag geen gevaar opleveren voor uw helpers over verkeersdeelnemers!

Helpers in het algemeen - Begin tijdig met het werven van helpers. Denk aan: EHBO-ers, inschrijftafelbemanners, baanofficials, tellers, kop- en bezemwagen bestuurders, speaker, iemand die huldigingen aanstuurt, parcouropbouwers, VIP begeleiders, perscontact, starter, etc. etc.

Het heeft geen zin de NAF kort vooraf te mailen met de melding dat u helpers tekort hebt. De NAF kan wel oproepen plaatsen in de digibrieven en het Autoped Magazine om helpers voor uw organisatie te werven, maar dit heeft alleen zin als dit tijdig vooraf gedaan wordt. De aanzet (tekstuele kopij) hiervoor ligt bij uw organisatie zelf, houd de deadlines in de gaten.

naar top

naar top

• De NAF brengt wedstrijdnummering mee voor de deelnemers in de Kickbike Cup onderdelen (pupillen en cadetten vallen daar ook onder. FUNcategorieën vallen hier niet onder).
  Organiseert u een fun-event er bij (kids, prominenten races) zorg dan wel voor nummers.
  Deze kunt u eventueel downloaden via deze links Step - Rugnummers (A5) > | Step - Stuurnummers (A6) >
  
  
• 1 x zwart/wit geblokte signaleringsflag voor finish (om mee af te vlaggen)
  
  
• 1 x groene en rode signaleringsvlag om de detectiezone-status mee aan te geven
  
  
• Een megafoon (de kan niet gebruikt worden om de hele wedstrijd te verslaan, alleen geschikt voor korte instructies). Dus omroep/speakerinstallatie blijft een dringend advies en bij een NK een verplichting.
  
  
• Een huldigingwand van 3 hoog x 4 breed meter. Deze kan zowel buiten als binnen geplaatst worden en is verplicht om in te zetten bij elke Kickbike Cup. (Ook is er eventueel een promo fotostepwand beschikbaar 2,30 mhoog en 3 m breed die ingezet kan worden voor extra PR).
  
  
• 3 x Kickbike vlaggen (lees meer over sponsorverplichtingen bij punt 8 in het wedstrijd-organisatiereglement).
  
  
• 2 x vlaggen (pvcdoek met ringen) Nederlandse Autoped Federatie (3 m breed x 80 cm hoog).
  
  
  
  - Een 1-2-3-huldigingblok en 1 luidde rondenbel dient uw organisatie zelf te regelen.
  
  Verder kunnen organisaties beschikken (mits ze dit 2 weken vooraf aangeven) over:
  - 3 officiële stopwatches
  - 3 walkytalkies
  - een aantal fluitjes
  
  Indien gewenst (en dit wordt op tijd aangegeven) kan de NAF ook een bemande informatie kraam van 3x3 meenemen waarin stepinformatie ligt (via de PR commissie). Mits er voldoende vrijwilligers zich voor beschikbaar hebben gesteld.
  
  Geef tijdig door via wat uw organisatie benodigt.