Tourtocht organiseren

Aan de organisatie  een NAF Tourtocht zijn er een aantal om rekening mee te houden. De NAF Tourtochten tellen mee in de Tour Ranking.

Onderscheid in Tourtochten

De vrije steptocht (Deze vorm heeft de voorkeur van de NAF)

De pelotonstocht

De eisen aan een NAF Tourtocht

Onderstaande informatie minimaal 3 maanden voor aanvang tocht doorgeven aan NAF Tourcommissie.

Dit betreft dan:

Algemene informatie

Promotie door NAF

Via de NAF proberen wij ook uw tocht te promoten.  Dit kan middels:

Parcours / route bepalen

De NAF controleert de routes niet. We gaan uit van de expertise van de organisaties en de clubs. Kies een route die past bij het karakter van de tocht. En vermijd zoveel mogelijk gevaarlijke punten.

Plaats eventueel verkeersregelaars bij oversteekplaatsen.
Kortom uw organisatie is vrij te kiezen welk soort tocht u organiseert.

Aansprakelijkheid

Wij adviseren op te nemen dat elke deelnemer zelf voor zijn verzekering zorg dient te dragen. Vermeld dit in uw publicaties.

Tips

 

Vergunningen

Als u tijdens de tocht gebruik maakt van de openbare weg, en de tocht is van invloed op het overige verkeer dan dient u vaak een vergunning aan de te vragen bij de gemeente waarin het wegdeel ligt.

Loopt de route door gebied van Staatsbosbeheer dan dient u ook Staatsbosbeheer om toestemming te vragen.

Veel gemeenten hebben een sportbeleid en een vast formulier om evenementenvergunning mee aan te vragen. Sommige gemeenten hebben dit zelfs online staan ter download. Zo niet bel de gemeente en vraag naar afdeling ‘vergunningen’.

Normaal is het zo dat je voor veel zaken een vergunning aan moet vragen. Het meeste staat wel vermeld op een evenementen-aanvraagformulier (zoals hekken, vuilcontainers, vlaggenmasten, gebruik van muziek, elektra of water).
Het gebruik van muziek moet vaak geklasseerd worden in “levende muziek” (live) of “mechanische muziek” (muziek op CD).

Wilt u bijv. een terras inrichten bij uw tocht, dan moet u voor het verstrekken van zwak alcoholhoudende dranken moet ook weer een aparte vergunning aanvragen, evenals voor het verkopen van etenswaren.
De certificaten van de betreffende cateraar moet ook naar de gemeente gestuurd worden. U kunt afspreken met de cateraar dat men dit zelf aanvraagt bij de gemeente. Niet alle gemeentes staan namelijk toe dat dit door een tussenpersoon (uw organisatie) aangevraagd wordt. Ook deze vergunningen kosten geld, dus vraag van te voren wat de kosten zijn.

Sommige gebouwen (sporthallen bijv.) hebben een vergunning waarbij ze het hele jaar een terras mogen inrichten voor de hal en hebben vaak reeds vergunning om zaken te verkopen. Informeer hiernaar in dat geval.
Officieel bepaalt de politie aan de hand van de vergunningaanvraag of er verkeersregelaars nodig zijn. Stuurt u de vergunning aan de late kant in, tref dan al wel vast voorbereidingen zodat u niet te laat bent met het werven en trainen van verkeersregelaars. Verkeersregelaars dienen speciale kleding te dragen. (Leen deze evt van de gemeente of andere sportvereniging in de buurt).

Sponsoring

Wees creatief met sponsoring. Koppel dan de naam of aan een sponsor. Vaak maakt het bedrijf dan gelijk reclame. Je kunt dat bv op de volgende manier doen

Inrichting drinkposten.  Alles kun je inkopen, maar dit zijn juist de items die wel gesponsord kunnen worden door en lokale ondernemer (een supermarkt, een fruithandel).

Het is altijd goed een herinnering weg te geven. En niet altijd hoeft dat een medaille te zijn. Er zijn mogelijk ondernemers en bedrijven die een bedrukt gadget beschikbaar willen stellen voor uw deelnemers. Dat scheelt weer het inkopen van herinneringen.

Als uw organisatie poster en flyers maakt van het evenement start dan echt op tijd met sponsorwerving zodat deze bedrijven nog mee kunnen op het drukwerk.

Betrek het personeel van de sponsors bij het evenement. Biedt ze korting om deel te nemen of nodig ze uit om mee te helpen, eventueel in sponsorkleding.

Subsidie

We adviseren subsidie aan te vragen voor een steptocht. Het is onderdeel van de landelijke NAF tour en daarvoor landelijk uitstraling, tevens een breedtesport karakter.
Organiseer een kids-onderdeel er bij, dat versterkt het breedtekarakter, waardoor gemeentes eerder en meer subsidie toekennen.

Neem contact met het de afdeling sport, of beter nog met de wethouder van sport en leg de vraag vriendelijk en enthousiast aan hem/haar voor. Men zal altijd melden dat zo’n aanvraag schriftelijk ingediend moet worden. Maar bel ook van te voren zodat u contact hebt. Netwerken is van belang.

Als u de brief voor een subsidie-aanvraag opstelt, vermeld dan vooral ook het breedtesport karakter, dat de lokale bevolking ook wordt uitgenodigd mee te doen, dat uw organisatie bijv. lokale scholen gaat aanschrijven. Dat soort info is van groot belang om subsidie te ontvangen. Vermeld ook wat de hoogte is van het bedrag dat u wenst te ontvangen. Zet hoog (maar wel realistisch) in.